AI-alapú számlakezelés automatizáció

🚩 A probléma

Egy átlagos kis- és középvállalkozás pénzügyi csapata havonta akár napokat tölt beérkező számlák kezelésével. A papíralapú vagy e-mailben kapott PDF számlákat először értelmeznikell, majd az adatokat kézzel kimásolni és Excelbe vagy más nyilvántartó rendszerbe rögzíteni. Ez nemcsak időigényes, hanem monoton, hibalehetőségekkel teli munka, ami elvonja az erőforrásokat a valódi pénzügyi elemzésektől.

✅ A megoldás és az eredmény

Egy jól kialakított AI-alapú automatizációval a beérkező számlák feldolgozása teljesen önműködővé válhat. A rendszer automatikusan felismeri ha új számlát töltünk fel a mappánkba, értelmezi a számlán szereplő adatokat, majd ezeket strukturált formában továbbítja a nyilvántartási rendszerbe – például egy táblázatba, vállalatirányítási rendszerbe, vagy akár küldi rendszerezve a könyvelőknek.
Az eredmény: kevesebb manuális munka, gyorsabb adminisztráció, pontosabb adatkezelés.

🛠 A megoldás működése – lépésről lépésre

Új számla figyelése
A rendszer ütemezetten ellenőrzi a beérkező számlák mappáját

Számlák beolvasása és adatkinyerés
Letölti a számlákat, és automatikusan kinyeri a rajta szereplő releváns adatokat:

• Eladó adatai (pl: név, cím, adószám)
• Vevő adatai
• Számla adatai (pl: fizetési határidő, teljesítést, számla sorszáma)
• Tételek adatai
• Pénzügyi adatok

Adatok rendszerezése és rögzítése
A feldolgozott adatokat automatikusan rendszerezi és rögzíti a megfelelő rendszerekbe

• Excel
• Google Sheet
• Vállalatirányítási rendszer

További felhasználás
Az így kinyert adatok már azonnal használhatók egyeztetéshez, könyveléshez, vagy akár automatizált fizetési folyamatok indításához is.

💰 Megtérülés, ROI

Egy kisebb vállalkozás esetében heti 30–50 beérkező számlával lehet számolni. Ha egy számla manuális feldolgozása átlagosan 5 percet vesz igénybe, akkor:

• 50 számla x 5 perc = 250 perc = kb. 4 óra heti megtakarítás
• Havi szinten ez kb. 16–20 munkaóra, azaz 2,5 teljes munkanap

Ez az idő megtakarítható, ha a számlák feldolgozását egy AI-alapú rendszer veszi át. Emellett csökken a hibák száma, gyorsul a pénzügyi adminisztráció, és a csapat a fontosabb, értékteremtő feladatokra tud koncentrálni.

Összefoglalva: ha a számlakezelés visszatérő fájdalompont a cégedben, érdemes elgondolkodni az automatizálásán – nemcsak időt spórolsz vele, de sokkal átláthatóbbá és megbízhatóbbá válik a pénzügyi működés.